Предположим, мы сделали невероятно красивую и в то же время невероятно сложную таблицу. Конечно, она невероятно полезная. Конечно, ей будет пользоваться не одно поколение наших последователей. Конечно, уже второй из них не будет иметь никакого представления о том, как она работает. Соответственно, у него не будет ни единого шанса изменить ее, если в этом будет необходимость. Этого можно было бы легко избежать, если бы была написана инструкция. Но вот есть еще один момент, который следует учитывать. Инструкции постоянно теряются, особенно если оригинальная чудо-таблица пересылалась по почте.

Чтобы инструкция точно не потерялась, можно вставить ее непосредственно в таблицу. Я могу предложить пару вариантов того, как это можно сделать.

Вариант первый – создать лист в электронной таблице, вставить в него текстовое поле (Text box) и написать инструкцию в нем. Такой способ отлично работает, если мы не собираемся делать ничего замысловатого в этой инструкции в смысле форматирования. Еще я бы не советовал этот способ, если инструкция не помещается на одну страницу – иначе ее будет некомфортно читать.

Второй вариант – написать инструкцию отдельно, например, в ворде или любом другом редакторе (хоть запэдээфить). И вставить ссылку на этот файл в экселевскую таблицу. Это очень удобный и легкий для файла вариант. Особенно, если у компании, в которой вы работаете есть своя система хранения данных, такая как live-link (это не реклама), ну или на худой конец общий диск с контролируемым доступом.

В противном случае, можно вставить файл с инструкцией непосредственно в экселевский файл. Как это делается:

1. на вкладке Insert ленты в блоке Text выбрать Object,
2. в появившемся диалоговом окне на вкладке Create from File выбрать необходимый файл, при желании нажать на кнопку Change icon. . . и выбрать иконку и заголовок,
3. поставить галочку Display as icon, убедиться что галочка Link to file НЕ стоит,
4. нажать OK.

В таблице появился значок файла, который при двойном клике откроет нам инструкцию.

Имейте в виду, что размер экселевского файла увеличится на размер вложенного файла, поэтому не рекомендуется вставлять много файлов или файлы большого размера. Таким образом недолго и убить собственную таблицу (которая может перестать открываться) или начать безбожно тормозить.

Более подробно о работе с Excel мы рассказываем на наших курсах офисных программ.